Las Convention Bureau se encargan de captar eventos para los destinos que representan
La Convention Bureau es una entidad de carácter público que se encarga de la promoción del destino al que representa como lugar idóneo para acoger eventos profesionales. Podemos decir que las Convention Bureau son el organismo fundamental en el desarrollo de la industria de turismo profesional de una ciudad, región o país. Se encarga de promocionar el destino y atraer los eventos que mejor encajen con el sitio para conseguir la relevancia y el desarrollo del MICE en dicho destino.
Además, como elemento impulsor del sector en la ciudad, es el organismo que debe proporcionar a las empresas locales herramientas y oportunidades para reunirse con los organizadores de eventos que, potencialmente, van a escoger el destino como sede. El objetivo, y razón de ser, de este organismo es el de impulsar el desarrollo de la ciudad a través de la industria MICE y sus miembros.
¿Qué tipologías de Convention Bureau existen?
Principalmente, las Convention Bureau se pueden clasificar en dos grandes grupos en función del territorio que abarcan: a nivel local o a nivel nacional.
Así pues, si se trata de la Convention Bureau a nivel nacional (Spain Convention Bureau), se encargará de promocionar el destino nacional (español, en el caso de Spain Convention Bureau) en su conjunto, presentando todo lo que pueden ofrecer las ciudades españolas que forman parte de este organismo, que son 57 en la actualidad.
También encontramos las Convention Bureau a nivel local. Existen una en cada ciudad que tenga un sector MICE de peso, como puede ser la Madrid Convention Bureau o la Valencia Convention Bureau. Esta organización suele formar parte de la Oficina de Turismo de cada ciudad. Por ejemplo, la de Madrid es parte de Madrid Destino y la de Valencia pertenece a Turismo Valencia.
Funciones de las Convention Bureau en el sector MICE
Una de las tareas imprescindibles de las Convention Bureau es la de captar eventos para la ciudad que representan. Por ello, sus representantes dedican mucho tiempo a fam trips y reuniones con organizadores de eventos internacionales de todo el mundo para ofrecer su sede como la ideal para dichos eventos MICE.
Estas Convention Bureau tienen que tener claros los objetivos de la ciudad y de las empresas involucradas en el turismo de negocios o MICE, sobre todo, para buscar los eventos que mejor encajen con esos objetivos. Y no solo con ellos, sino también con los atributos de la ciudad y lo que ésta puede ofrecer al organizador.
El desarrollo del turismo MICE a nivel mundial en los últimos años, ha dado un papel protagonista a los Convention Bureau de muchas ciudades, ya que han pasado a ser un organismo principal en la toma de decisiones sobre la promoción del destino y de su marca, así como un motor del desarrollo económico desde el sector del turismo en cada ciudad. Su importancia radica, entre otros grandes factores, en dos puntos: turismo de calidad (con un gasto per cápita mayor) y desestacionalización del turismo (España, por ejemplo, ha sido tradicionalmente dependiente del turismo de sol y playa).
La Convention Bureau es la que conecta a la organización que quiere celebrar el evento con una secretaría técnica de la ciudad (que será quién vertebre todos los elementos necesarios para la celebración del evento en la ciudad), con recintos donde puede tener lugar el evento, con empresas de tecnología para eventos con las que hacer inscripciones, acreditaciones y control de accesos, transportes, guías turísticos, hoteles de la ciudad, caterings, restaurantes y otras empresas que puedan proporcionar los servicios necesarios para la celebración del evento profesional en el destino elegido. He ahí otra de las funciones de una Convention Bureau: cohesionar a todos los actores que forman parte de la misma Convention Bureau para trabajar entre ellos, generar negocio y hacer eventos y destinos más profesionalizados.
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