Acreditaciones inteligentes en congresos: ¿Qué ventajas tienen?

Independientemente del tipo de evento, acreditar a los asistentes es básico para controlar qué es lo que ocurre en tu evento. Da igual que sea un congreso, una feria, una conferencia, de pago, gratuito, grande, pequeño... Tener el control es fundamental, ya no solo por poder medir el éxito del mismo de una forma objetiva, sino también por seguridad.

Las acreditaciones son, por tanto, básicas para todo tipo de eventos. Además, las hay de diferentes formatos: escarpela, pulsera, tarjeta... El proceso de acreditaciones en eventos es el que permite que cada asistente pueda ser identificado, gracias a la vinculación con sus datos. Lo que las convierte en inteligentes es la capacidad de proveer información en tiempo real y poder comprobar en cada momento que cuenta con los permisos para acceder al recinto gracias al uso de la tecnología y del chip que tienen integradas.

¿Cómo son estas acreditaciones?

Ventajas de las acreditaciones inteligentes en congresos

Gracias a las acreditaciones inteligentes en eventos, el organizador accede a un sinfín de información que puede aprovechar para medir el éxito del evento, o de cada sesión, optimizar sus recursos, impactar al público y proyectar una imagen mucho más vanguardista del evento.

Medir el éxito del congreso

Una forma objetiva de evaluar cómo ha ido el congreso es exprimir toda esa información que proveen las acreditaciones inteligentes. La tecnología permite conocer en tiempo real información como cuántas personas hay en el recinto exactamente, así como todas las que no lo están. Si profundizamos un poco más, esa información puede ser obtenible incluso por sesiones concretas. 

Si bien es cierto que saber exactamente las personas que pasaron por una sesión o por el congreso, es necesario también evaluar la calidad de esa visita registrada. Las acreditaciones inteligentes permiten saber el tiempo de estancia de cada uno de los asistentes. Esto permite, entre otras cosas, poder enviar el certificado de créditos a todas las personas que hayan cumplido un mínimo de tiempo en el evento.

En definitiva, esto nos permite saber qué sesiones han tenido más acogida, cuáles menos, en cuáles la estancia es superior, en cuáles inferior...

Optimizar los recursos del evento

En relación con el punto anterior, la información en tiempo real que ofrecen las acreditaciones inteligentes permite organizar de una forma más eficiente los recursos del congreso. Por ejemplo, saber cuánta gente hay fuera del recinto permite al organizador poder distribuir a sus azafatas de una forma más lógica en el evento. Si una sala cuenta con más del 70% de los asistentes en ese momento, será necesario reforzarlo con personal del evento.

La información es poder y en el sector eventos más.

Impactar a los asistentes del congreso

Otra las posibilidades que ofrece la tecnología de las acreditaciones inteligentes es el poder impactar en los asistentes al congreso directamente. Si bien es cierto que la posibilidad de impactar a toda la base de datos es posible sin la tecnología, esta modalidad no es para nada acertada. La tecnología te permite saber quién ha asistido al congreso y a cada una de las sesiones del mismo, lo que posibilita que se pueda impactar a nichos específicos según preferencias. ¿Qué sentido tiene impactar a un asistente que ni siquiera ha asistido al evento?

Por ejemplo, una práctica habitual en congresos es que algunas sesiones sean patrocinadas por marcas. La tecnología, gracias a las acreditaciones inteligentes, permite que el patrocinador sepa exactamente qué personas asistieron a su sesión, así como toda la información relacionada con ellos, permitiéndoles impactar directamente a las personas interesadas en su ponencia.

Imagen del evento

Otra de sus ventajas, sin duda, es la imagen que proyecta el congreso que cuenta con la tecnología más avanzada en acreditaciones. No es lo mismo para la percepción del asistente los eventos en los que se hace todo de forma manual y arcaica, con centenares de papeles en los que se busca la información, que aquellos que cuentan con información digitalizada y almacenada en las propias acreditaciones.

Además, las acreditaciones inteligentes permiten que los asistentes puedan acceder al recinto o las diferentes salas de una forma menos intrusiva ya que prácticamente no se les detiene en ningún momento. En cambio, otras formas de validar acreditaciones y accesos requieren de tiempo en el que el personal del evento puede certificar los permisos del asistente.

Por último, cabe destacar el emplazamiento que supone la acreditación para la imagen del evento, pudiendo integrar los diseños a imagen del evento, así como incluso ser espacio para patrocinadores.