IDCongress ofrece un servicio integral para congresos online: desde inscripciones hasta la emisión en streaming
Tras el estallido de la crisis del COVID-19 la digitalización de un sector en el que es tan fundamental el contacto físico como es el de los eventos se ha acelerado. Es por eso que, empresas como IDCongress, han adaptado algunos de sus servicios a la nueva realidad permitiendo y facilitando la celebración de eventos online.
Servicios para congresos y eventos online
Sistema de inscripciones para eventos online
Como en todo evento, las inscripciones son un básico para que todos los usuarios que formarán parte del evento se registren. Por eso, es fundamental contar con un panel de inscripciones en el que los asistentes puedan inscribirse de forma fácil y sencilla. Además, ese panel de inscripciones puede estar integrado en la propia web del evento o del organizador, lo que hace mucho más usable el proceso.
Una vez inscrito, el asistente recibe un email con las credenciales de acceso al congreso. Para mayor personalización y obtención de información relevante para el organizador, los campos a solicitar son customizables.
En la práctica no difiere mucho de un proceso de inscripciones para eventos presenciales. Es el email que recoge la inscripción en el que se indican las pautas y formas para acceder al evento online. Aunque sí se recomienda encarecidamente enviar un recordatorio minutos antes del evento.
Ejemplo de panel de inscripciones
Página privada para el congreso online
El sistema de IDCongress permite disponer de un área privada para los asistentes al evento online. El acceso a esta área privado sólo puede ser realizado por los registrados y no permite que haya 2 usuarios a la vez con el mismo usuario. Además, esta área privada está personalizada al evento con el look & feel del cliente.
Votación interactiva en congresos online
Mantener el interés del público con preguntas y respuestas es fundamental. Si en los eventos presenciales ya lo es, en los congresos online lo es mucho más. Este sistema de votaciones interactivas permite la interacción en tiempo real con el público de forma sencilla. Además, el propósito puede tener muchos enfoques: lúdico, formativo, toma de decisiones... Al final, es una forma de aunar el parecer de todos los asistentes y hacer más interactivo y dinámico el evento.
El sistema de votaciones permite la personalización completa de la acción (colores, formas, tipos de pregunta) y la posibilidad de incluir referencias a patrocinadores y documentos o links. Además, permite controlar la participación y los aciertos de cada asistente para, por ejemplo, ofrecer un descuento u obsequio.
La votación puede realizarse desde un móvil o desde el mismo ordenador
Preguntas al ponente
Siguiendo el punto anterior. Esta tecnología permite abrir la participación del asistente al máximo. Se basa, fundamentalmente, en permitir que el público haga preguntas y que el ponente pueda responderlas.
Olvídate de los chats abiertos donde cualquiera puede hacer intervenciones. Con el sistema de IDCongress las preguntas del público son recibidas por un moderador que determinará la idoneidad de las mismas. Las preguntas moderadas pueden ser proyectadas sin necesidad de intervenir una persona y así hacer más dinámica la sesión.
Deja que el público pregunte a los ponentes y consigue más interacciones.
Networking con patrocinadores
Y, como en todo evento, los patrocinadores también tienen que tener su espacio y generar valor. Por eso, para no olvidarnos de ellos, hemos versionado nuestros IDStands y creado una plataforma donde el asistente al evento puede pasarse por el stand de cada patrocinador.
Desde el stand se puede:
- Contactar con el comercial.
- Ofrecer promociones únicas.
- Descargar los catálogos.
- Medir interacciones.
- Mostrar vídeos.
Networking con patrocinadores en Music Fest Meeting
Realización del streaming
Desde IDCongress también contamos con servicio de realización del streaming para que no tengas que estar pendiente de la parte más técnica. Es decir, despreocúpate de todo lo que tiene que ver con la emisión en directo, las cámaras, las creatividades en pantalla, la disposición y configuración...
Nuestros técnicos se encargarán de que el evento se emita a la perfección, bajo los parámetros e imagen del evento y/o cliente. Además, trabajamos e integramos en nuestro sistema las principales plataformas de gestión de streamings y videollamadas.
En IDCongress nos encargamos de toda la parte técnica del Music Fest Meeting, un congreso sobre la industria musical y que congregó a más de 20.000 espectadores online a lo largo de una semana.
Encuestas de satisfacción
Pese a que se trate de un evento, medir la calidad del evento con encuestas personalizadas y resultados en tiempo real es un básico para tener información de la percepción que hemos generado entre los espectadores.
Estas encuestas de satisfacción se envían al mismo email con el que el usuario se registró en el evento y son totalmente personalizables. Por ejemplo, en caso de no respuesta se puede programar para conseguir mayor retorno.
Certificado de asistencia y repositorio de vídeos
Envía un justificante de asistencia y validez acreditada (si es el caso) del congreso virtual para conectar más con el público y fomentar su participación en nuevas iniciativas.
Para potenciar todo ello, todas las sesiones son grabadas y subidas a la web oficial del evento, a modo de repositorio, para que los asistentes puedan disfrutar del contenido del congreso a posteriori.
