¿Qué servicios tecnológicos para congresos emplean las OPCs?

Organizar un congreso conlleva una grandísima dedicación y tener en cuenta un amplio abanico de aspectos que no se deben descuidar. Es por ello que las OPCs, empresas organizadoras de congresos, necesitan nutrirse del buen trabajo de distintos proveedores para poder abarcar todo lo que un congreso conlleva. Aunque las OPCs responden a las siglas Organizador Profesional de Congresos, rara es la vez que una OPC se limita únicamente a organizar congresos como tal, sino que más bien realizan eventos profesionales en general.

Existen aspectos fundamentales en la organización de congresos a los que, por norma general, las OPCs no alcanzan, desde el catering hasta la propia tecnología que se va a emplear. Y es que, la tecnología en congresos, es fundamental: desde garantizar que las personas que acceden se han inscrito correctamente para acreditarse, hasta el control de accesos y aforo que constaten que los congresistas cuentan con los permisos de acceso.

Los proveedores de tecnología se encuentran entre los más esenciales para las OPCs, ya que son los que van a permitir que el desarrollo del evento sea con normalidad, aportando seguridad y garantía.

Pese a que cada evento requiere de unos servicios tecnológicos u otros, a continuación vamos a hacer un recorrido, por fases, de las tecnologías que emplearía una OPC en la organización de un congreso.

¿Cuál sería el recorrido básico de una OPC por las tecnologías de congresos?

Gestión de inscripciones

El primer paso sería contar con un panel para gestionar las incripciones al evento. Por imagen y por toda la información que se perdería, es fundamental descartar cualquier plataforma del estilo de los Google Forms. Hay que tener en cuenta que el proceso de inscripciones debe ser intuitivo y cómodo para el asistente, pues es la primera toma de contacto entre el usuario y el evento.

Es importante también contar con las herramientas tecnológicas necesarias para alcanzar un alto nivel de personalización de la plataforma de inscripciones.

Acreditaciones del congreso

Una vez los asistentes han sido inscritos, llega el día del propio evento. La primera toma de contacto física entre congresistas y la propia organización es en el proceso de acreditaciones. Todos los asistentes han de pasar por el punto de acreditaciones donde, una vez leída y verificada su inscripción, reciben una acreditación inteligente que les permite acceder al evento en sí.

Las tecnología para las acreditaciones del congreso es fundamental, ya que digitaliza todo el proceso reduciéndolo a apenas segundos y evitando las colas que se originan cuando este proceso se hace de forma manual.

Control de acceso, aforo y presencia

Una vez acreditados los asistentes, es el momento para que accedan al evento en sí. En este sentido, la tecnología para el control de accesos es imprescindible. Esta tecnología permite poder verificar si la persona que quiere acceder cuenta con los permisos para ello. Este control de accesos para congresos puede ser o bien intrusivo, en el que se necesita una persona que mediante un lector pueda verificar de forma rápida si esa persona puede acceder, o no intrusivo, en el que únicamente el asistente pasando por una zona se le contabiliza su acceso.

A su vez, con la gente que accede y sale de la sala se va realizando el control de aforo y presencia. Esto es que la OPC sabe en todo momento el número exacto de asistentes dentro del recinto, así como cuál es su tiempo de estancia dentro del mismo. Esta información es importante tenerla por seguridad, para analizar resultados, organizar de forma más eficiente las ediciones posteriores del mismo evento, así como también para proceder al envío de certificados en el caso de que estos se envíen y el asistente haya pasado el tiempo suficiente dentro del congreso.

Otras soluciones tecnológicas para OPCs 

Otras de las soluciones tecnológicas que, sin duda, entrarían dentro del recorrido que una OPC pudiera hacer dentro de un congreso serían: votaciones interactivas, IDStand, apps para eventos o acciones de Social Media Engagement. Bien es cierto que el uso de estas tecnologías se tendrá más en cuenta en función del propio evento y su casuística, ya que las mencionadas en los puntos anteriores son un servicios imprescindibles para el desarrollo correcto del congreso.