¿Qué servicios tecnológicos emplear en juntas de accionistas?

La tecnología en eventos corporativos es una de las grandes tendencias a la que, cada año, más eventos se suman. El asistente es, cada vez más, consciente de la importancia de contar con herramientas que le permitan desde tener mayor voz e involucración en el evento a tener una estancia más satisfactoria, sin esperas, ni colas... Y es que no solo hablamos de eficiencia en la gestión sino también de imagen: ¿qué proyecta una empresa en cuyo evento no hace partícipe al asistente o hay largas colas y esperas?

Cuando se habla de sector MICE y eventos corporativos, se tiende a pensar en reuniones, congresos o convenviones pero... ¿Qué hay de las juntas de accionistas? Estos eventos son, sin duda, uno de los más importantes que suelen organizar las sociedades, ya que se toman decisiones transcendentales para el futuro de la compañía. Como su propio nombre indica, estos eventos están compuestos, mayoritariamente, por las personas que cuentan con acciones de esa compañía. 

¿Y la tecnología es útil para juntas de accionistas? Sí, ya que aporta enormes ventajas, como facilitar la participación de los accionistas, permite una gestión mucho más precisa e integral y proyecta una imagen más profesional de la empresa que lo organiza. A continuación se van a mostrar 5 tecnologías para optimizar este tipo de eventos.

5 TECNOLOGÍAS IDÓNEAS PARA JUNTAS DE ACCIONISTAS

Gestión de invitaciones de los accionistas

El responsable de la organización de la junta de accionistas debe poder emplear la tecnología para gestionar los diferentes aspectos de su evento, así como procesar las invitaciones necesarias. Por ello, una de las tecnologías imprescindibles es aquella que permita poder tramitar las altas de los accionistas que acudirán al evento para poder llevar un control del mismo. En este sentido contar con un panel de gestión del evento es fundamental.

El sistema debe estar automatizado y ser configurable tanto para el envío de las invitaciones, como para cualquier notificación que se realice. A su vez, el diseño, tanto del e-mail como de la propia invitación, debe ser completamente personalizable, pues es lo que va a permitir distinguir a la compañía y favorecer el corporativismo del medio. Por último, un aspecto muy valorable es que este sistema sea, como lo es el sistema para la gestión de IDCongress, paperless, es decir, optimizado para que no sea necesario contar con impresiones, sino que todo pueda realizarse de forma digital, logrando un evento más sostenible.
 

Control de accesos para juntas de accionistas

Otra tecnología, sin duda, esencial es el control de accesos para eventos. Más teniendo en cuenta que se trata de juntas de accionistas donde se comunica información, en ocasiones, delicada y a la que no todo el mundo debe tener acceso. Por eso, contar con la tecnología para controlar el acceso en estos eventos garantiza la entrada unipersonal de forma ágil y eficiente, evitando que personas externas puedan acceder y, además, generando base de datos con horas de entrada y salida de los asistentes. Esta información generada es en tiempo real, por lo que en todo momento, los responsables del evento disponen de la información de accesos actualizada.

Por otra parte, y como se ha mencionado anteriormente, la agilidad para realizar los accesos es una característica clave de la tecnología de control de accesos. Con lecturas de invitaciones en menos de 1 segundo, se minimizan las colas y la satisfacción y experiencia del usuario aumenta.

Este tipo de tecnología, al final, es empleada por diferentes personas como azafatos/as o técnicos, por lo que debe ser intuitiva y sencilla para que no le genere ningún tipo de controversia al personal que trabaje con ellas. 

Votación interactiva de la junta de accionistas

Este es, probablemente, uno de los apartados donde la tecnología cobra más importancia en juntas de accionistas. En la gran mayoría de ocasiones, en este tipo de eventos se toman decisiones importantes para la compañía que lo organiza. Decisiones que cuentan con el voto de los diferentes accionistas.

Algunas veces estas votaciones se realizan de forma tan arcaica como a mano alzada u obligando a subir al estrado a depositar un papel al accionista. Actualmente, es la tecnología la que se está haciendo un hueco importante en este sentido y, por eso, las votaciones interactivas son un servicio imprescindible en juntas de accionistas ya que aumenta la participación y el asistente percibe una mayor satisfacción al sentirse partícipe de las decisiones que se toman. 

Este sistema de votaciones interactivas debe ser personalizable, es decir, configurable tanto en estética, acorde con la imagen corporativa, como en las preguntas a realizar. Además debe ser ploteable en pantalla y que los asistentes, si lo deciden los organizadores, puedan ver el resultado de la votación en tiempo real conforme van emitiendo su voto. 

En este punto hay que tener en cuenta un aspecto fundamental y es que a la hora de contar con sistemas de votación interactiva se deben buscar aquellos sistemas que permitan que los asistentes puedan votar desde cualquier dispositivo, como un terminal móvil. Esto supone un gran ahorro logístico y económico respecto a los sistemas que necesitan de herramientas específicas para votar.

Envío de preguntas en tiempo real

Otro de las casuísticas que se puede dar en juntas de accionistas es que exista un turno de preguntas. La tecnología en este sentido permite también que, desde cualquier terminal, como en el caso de la votación, se puedan lanzar preguntas por parte de los accionistas hacia los ponentes tanto bajo su nombre como de forma anónima, en función de cómo requiera la organización que esté configurado el sistema. 

Las preguntas son enviadas en tiempo real y ploteadas en la pantalla para su visualización y respuesta. Los responsables de la organización del evento pueden moderar las preguntas que realicen los asistentes y permite a los asistentes sentirse más involucrados y partícipes del devenir de la junta.

Envío de documentación

Esta tecnología permite que los accionistas puedan recibir la documentación que el orador quiera enviar para apoyar su discurso en el momento que se considere. Esto permite mejorar la comunicación, ya que los accionistas pueden consultar lo que está diciendo el orador, reforzando su discurso y el entendimiento del mensaje.