Desde no inscribir a los ponentes hasta la localización, se ha de tener en cuenta todo en el sector MICE
Nadie es perfecto… ni las secretarías técnicas. Por ello, es importante minimizar los riesgos de que algo salga mal en los eventos MICE.
En este post vamos a recopilar los errores más comunes que desde IDCongress hemos detectado.
5 aspectos a tener en cuenta por la secretaría técnica MICE
Inscripción de ponentes
El más llamativo es no inscribir a los ponentes. Desde las OPCs se focaliza en las inscripciones generales y olvidan el resto. Siendo la más grave la de los ponentes. De tal forma, cuando el ponente llega al punto de acreditaciones del congreso a recoger su badge no se encuentra entre los registros, generándose confusión en el personal de azafatas y malestar en el ponente que tiene que esperar más tiempo. Recordemos que el personal de azafatas no identifica a los ponentes, por lo que su escepticismo e iniciativa para tomar decisiones irrita más a ponentes.
Este error se replica también con la organización. De forma que el equipo organizativo no está en la base de datos y hay que registrarlos en ese momento. El mayor problema de este asunto es que provoca retrasos y genera sensación de colas y esperas.
La solución (ya con el error cometido) es disponer de un software de inscripción rápido e intuitivo para el on site.
Envío de certificados de asistencia
El siguiente de los errores que destacamos es el envío de los certificados de asistencia. Los certificados de asistencia son el justificante que presentan los asistentes en su trabajo y que por regla general se les exige cuanto antes. Por eso, es importante enviarlos inminentemente.
En la era pre digital los certificados se imprimían y rellenaban en sede cuando el asistente así lo indicaba. De tal forma que al llegar a su puesto de trabajo podía entregarlo. Con la digitalización los certificados han pasado a enviarse de forma electrónica, pero cuando se han de generar uno a uno es imposible realizar el envío a tiempo.
La solución es contar con un software de generación de certificados para que el envío sea a la hora precisa. Y para buscar la perfección, que el certificado se envíe sólo a los que hayan asistido al porcentaje mínimo de asistencia.
Localización del congreso
En España contamos con multitud de venues (y de elevada calidad) y hay que tener en cuenta la ubicación del espacio donde se celebrará el congreso. Aquellos espacios eventuales que obligan a usar taxi para ir del alojamiento al espacio suele generar reticencias (por tiempos y coste).
Aquí podemos hacer mucho con la comunicación, transmitiendo los puntos fuertes del congreso, ofreciendo alternativas de movilidad y haciendo valer la venue.
Elaboración del programa del congreso
Si entramos a analizar los programas de los eventos no se debe poner a primera hora sesiones flojas, y mucho menos documentales como nos hemos encontrado en alguna ocasión. Tener una gran sala desierta no es una buena idea.
Hay que tratar de elaborar el programa haciendo un llamamiento a primera y última hora para retener a los asistentes. Para medir la calidad de la medida podemos recurrir a contar con el dedo, pero con los avances digitales es más interesante realizar un control de acceso para tener los aforos y analizar la información a posteriori para ver los intereses y las pautas de comportamiento de nuestro público.
Reutilización de acreditaciones
Como siempre tenemos que pensar en el cuidado del planeta se suele cometer el error de entregar badges con porta acreditación y no incentivar su reutilización. Desde IDCongress sugerimos poner una urna a la salida para que los asistentes depositen su porta acreditación y así usarla para eventos futuros.