¿Cómo medir el éxito de tu evento?

La organización de eventos y congresos tiene 3 grandes fases diferenciadas: el pre evento, el evento en sí y el post evento. En este post vamos a hacer énfasis en uno de los puntos clave del último de ellos: la evaluación del éxito del evento o congreso.

Como es lógico, medir si el evento ha sido existoso es fundamental. Todos los eventos  o congresos tienen una serie de objetivos, que no necesariamente tienen que ser de monetización directa, por lo que evaluar en qué medida esos objetivos se han ido cumpliendo es vital.

A priori el número de inscripciones para el congreso o de entradas vendidas debería ser un buen indicador para evaluar el éxito del evento. ¡Pero no es el único! Debemos tener en cuenta que el evento debe ser un éxito en todos los sentidos: no nos puede valer que sea un éxito para nosotros y no para nuestro público. El objetivo es hacer, cada vez, mejor el evento y asegurar las futuras ediciones del este.

3 formas de evaluar tu evento o congreso

Encuestas post evento

Una de las mejores formas de evaluar el éxito del congreso o evento es, sin duda, preguntar directamente a los asistentes o congresistas. Para ello, contar con encuestas post evento es fundamental. Estas encuestas permiten conocer de primera mano la opinión de los asistentes para así mejorar.

Estas encuestas deben estar digitalizadas, atrás quedó lo de recoger datos de forma manual y arcaica con un papel. Y es que una de las grandes ventajas de estas encuestas es que reducen el impacto medioambiental, ya que los asistentes la reciben en su correo electrónico de una forma cómoda y que son 100% precisas, al no depender de que una persona pase los resultados a mano.

Las encuestas post evento se pueden enviar de forma segmentada y en diferentes direcciones. Por ejemplo, puede enviarse a los que han asistido a unas sesiones determinadas para que las evalúen o enviarse a los que han accedido al recinto y a los que no acudieron al evento para conocer el porqué.

Por descontado queda decir que las plataformas de encuestas genéricas como Google Form no son buenas alternativas, ya que transmiten una imagen poco profesional.

Actividad y análisis de RRSS

Otra de las formas de evaluar el éxito en eventos es conocer la interacción de los asistentes con el evento, hashtags y perfiles oficiales. Por eso, en primer lugar, es importante contar con redes sociales oficiales del evento (la tipología de las mismas variarán en función del públic) y hashtags del evento.

Las redes sociales hay que tenerlas muy en cuenta, y ya no solo durante el evento, sino también antes y después. Una vez finalizado el evento, es importante medir la actividad de los asistentes para con el evento. Esta es una forma de conocer el feedback y las reacciones de los congresistas, así comprobaremos las quejas y felicitaciones, lo cual servirá para mejorar las siguientes ediciones del evento.

Monitorización de KPIs

En la planificación del evento, es necesario establecer los KPIs que servirán para evaluar el éxito del evento. Estos indicadores deben ser relevantes para cumplir con los objetivos del evento y deben atender a todas las acciones que se llevan a cabo por diferentes actores dentro del mismo, es decir, habrá que tener indicadores relativos a los asistentes, a los ponentes, a los patrocinadores...

Por ejemplo, si el evento cuenta con su propia app es conveniente conocer cuál es la actividad de los asistentes en la misma, no solo vale con tener una aplicación y ya está, debe tener un retorno. En este caso, se podría medir el número de descargas, número de registros, número de reuniones concertadas a través de la app... Otro ejemplo de KPI interesante en relación con los patrocinadores sería los leads que captan.

Por eso, es importante determinar los KPIs previo al evento en función de los objetivos para ver en qué medida se cumplen o no y determinar así si el evento ha sido un éxito.