¿Por qué es importante el control de aforo en congresos?

Enumeramos 5 motivos para contar con tecnología de control de aforo en eventos

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El control de aforo en congresos es fundamental para garantizar la seguridad de los asistentes

Pese a que la crisis sanitaria derivada del coronavirus ha puesto en primer plano la imperiosa necesidad de contar con sistemas de control de aforo en eventos, congresos y sector MICE en general, siempre ha sido de suma importancia disponer de esta tecnología para conocer en cada momento el número de personas dentro de un recinto.

Y es que, más allá de su obvia utilidad de permitir garantizar normas como el distanciamiento social, las ventajas que ofrece el control de aforo en congresos son numerosas.


6 razones para contar con control de aforo en congresos

CONTROL DEL CONGRESO

En primer lugar, contar con sistemas de control de aforo en congresos permite tener un conocimiento absoluto por parte del organizador respecto a la trazabilidad y movimiento de los asistentes. Al tratarse de una tecnología que permite el conteo exhaustivo de los asistentes, el organizador del evento puede conocer en cada momento el número de personas dentro de un recinto o subrecinto y actuar en consecuencia.

Por otro lado, esta tecnología es muy útil también para poder saber qué zonas y a qué horas ha habido más actividad por parte de los asistentes, pudiendo así evaluar diferentes aspectos como los espacios con más visibilidad para patrocinadores o incluso si una sesión del congreso congregó a todos los asistentes que se esperaba. En definitiva, establecer KPIs, métricas y objetivos basándose en la realidad.

Al conocer los espacios con más tránsito, el organizador del evento puede estimular la movilidad de los asistentes hacia zonas con menos movimiento mediante acciones de promoción.



OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS

Otra de las problemáticas que suelen surgir en eventos es, en algunas ocasiones, no basarse en hechos a la hora de tomar decisiones. El control de aforo permite también poder tener la información suficiente para que la toma de decisiones sea más eficiente, al conocer las necesidades de cada zona y subzona en cada momento, y poder optimizar los recursos del evento de forma consecuente.

Así, por ejemplo, el personal destinado a cada sala del congreso podrá variar en función de los asistentes dentro de cada sala o el catering podrá distribuirse por zonas en función de los asistentes.



BIG DATA

La tecnología de control de aforo proyecta información en tiempo real en forma de gráficas. El conteo de personas genera un análisis completo por zonas y ofrece a la organización información tan importante como: el número de asistentes en cada sesión, cuál es el momento de oro del congreso (y de cada ponencia) e incluso definir un perfil medio (sexo, edad, procedencia...) de congresista en momentos concretos.

Acceder a esta información y trabajarla correctamente posibilita a los responsables del congreso ver si las ponencias cumplieron con los objetivos marcados para cada una de ellas.



SEGURIDAD

Sin lugar a dudas, una de las principales razones por las que contar con tecnología para el control de aforo en congresos es la seguridad. Si bien es cierto que tras la crisis sanitaria del coronavirus su importancia es fundamental, hay que destacar que el control de aforo en congresos ha sido importante siempre.

El conteo de personas permite garantizar la seguridad de los congresistas contribuyendo, ya no solo al distanciamiento social, sino también a no sobrepasar el aforo máximo de la venue en ningún momento, garantizando así que en ningún momento peligre la integridad de las personas.



CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN

Por otro lado, otro de los puntos clave en la implementación de tecnologías de control de aforo en eventos es la legislación. Si bien es cierto que con la crisis sanitaria de la COVID-19 se ha hecho mucho más estricta, hay comunidades autónomas con legislación al respecto previa al coronavirus.

Respecto a las sanciones, elincumplimiento de la legislación en control de aforo puede acarrear graves consecuencias, ya no solo a nivel económico, sino también a nivel penal.



MEJORA EXPERIENCIA DE USUARIO

Por último, y no menos importante, el control de aforo en congresos mejora la experiencia del usuario desde diferentes ópticas. En primer lugar porque transmite una percepción de seguridad absoluta, lo que permite que el asistente pueda centrarse únicamente en disfrutar del evento.

Por otro lado, este tipo de tecnología se integra con otras como, por ejemplo, la del control de accesos. Esto permite poder mandar mensajes personalizados a los asistentes al detectar el sistema que están dentro del recinto. 

Por último, otra de las aplicaciones que el control de aforo tiene en el evento es conocer qué personas y cuánto tiempo han estado en el evento. Esto es útil, por ejemplo, para entregar los certificados a los congresistas que han estado en el evento y automatizar este proceso.

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