Desde big data hasta controlar tiempos de estancia, el control de accesos es fundamental en eventos
El control de accesos es una de las tecnologías primordiales a la hora de organizar cualquier congreso o evento en general ya que, además de ser la primera sensación que recibe el asistente respecto al evento, es la tecnología que aportará seguridad y permitirá que solo las personas acreditadas puedan acceder al mismo.
Cuando se habla de control de accesos en eventos existen diferentes modalidades que variarán en función de la casuística y las necesidades del organizador. Principalmente se podrían englobar en dos tipos: intrusivos y no intrusivos.
Las tecnologías de acceso no intrusivas son aquellas que no necesitan de un personal que esté controlando el acceso, sino que directamente se lee la acreditación inteligente del asistente al pasar por ciertas zonas, como los lectores UHF.
Por otra parte, la tecnología de control de acceso intrusiva es aquella que requiere de personal para controlar uno por uno que el asistente cuenta con los permisos para acceder. Esto no quiere decir que sea una tecnología lenta, ya que las lecturas se realizan en menos de un segundo, pero sí es cierto que se obliga al asistente a pausar su acceso a la sala. En este sentido, los códigos de barras o QR son algunas de estas tecnologías.
¿Qué ventajas ofrece la tecnología de control de accesos en eventos?
Evitar falsificaciones y personas que quieran colarse
Emplear sistemas tecnológicos de control de acceso, sobre todo aquellos que son intrusivos, permite poder conocer si la persona que está accediendo cuenta con los permisos necesarios para ello, tanto de forma general como por diferentes espacios. Contar con tecnología de control de acceso evita que cualquier persona no inscrita pueda acceder, bien porque se trate de entradas falsificadas, como duplicadas.
Reducción de colas
Otro de los aspectos importantes por los que la tecnología de control de accesos es fundamental es, precisamente, por reducir el tiempo de espera para acceder al espacio del evento. Si se trata de tecnología no intrusiva, los asistentes entran de forma natural, sin ningún impedimento, mientras el sistema va registrando qué asistentes han accedido. Por otra parte, el control de acceso intrusivo, si bien es cierto que es necesario interrumpir al asistente antes de acceder a la sala, es también ágil, ya que las lecturas de acreditación se realizan en menos de 1 segundo, por lo que la capacidad de acceso al recinto es muy elevada.
Estadísticas en tiempo real
Los sistemas de control de accesos generan información en tiempo real, aspecto que se hace muy relevante para organizadores, ya que pueden saber en cualquier momento el número de personas dentro del recinto, segmentado incluso por tipo de entradas. Con esta información, el organizador puede gestionar mejor los recursos con los que cuenta. Por ejemplo, puede conocer cuántos asistentes faltan por acceder y, en función de eso, reorganizar los accesos, las azafatas... Después del evento, el organizador tiene acceso a ese Big Data generado, por lo que puede hacerse una idea más fidedigna de cómo puede ser la siguiente edición del evento: qué porcentaje de entradas se acreditan, a qué horas acceden, cuánto tiempo permanecen en el recinto, cuáles han sido las sesiones con más éxito...
Entrega de certificados de asistencia
Por último, otro de los aspectos importantes es que el sistema de control de accesos permite conocer los tiempos de estancia y, por tanto, saber cuántas horas ha estado cada asistente. Esto es muy útil en congresos donde se entregan certificados de créditos, ya que se evita entregárselos a todo el mundo y, así, lo reciben únicamente los que han permanecido el tiempo marcado por el organizador. De hecho, el sistema puede automatizar el envío de certificados, haciendo que los reciba cada asistente en el momento en el que ha cumplidos un número determinado de horas en el evento.