Fidelizar a los asistentes es vital para la continuidad del evento
La organización de eventos es considerada, para la gran mayoría de agencias y empresas, una de las acciones de comunicación y marketing más efectivas. Y, como no, en la organización de eventos, los asistentes son un pilar clave. Cómo es lógico, sin asistentes no hay eventos. Por eso, a la hora de planificar un evento o congreso y establecer las estrategias del mismo, uno de los objetivos debe ser alcanzar un alto nivel de satisfacción de los asistentes.
Conseguir fidelizar al asistente es fundamental, ya que es asegurar la base del éxito tanto del evento actual como de la siguiente edición del evento. Y es que no hay mejor publicidad que la de un asistente satisfecho con el evento.
Que el asistente repita no es una tarea fácil, pero alcanzarlo es fundamental. Por eso, les indicamos algunos consejos a tener en cuenta para fidelizar a los asistentes.
¿Cómo fidelizar a los asistentes de mi evento?
1. Perfecta organización
La organización del evento debe ser cuidadosa. Es un error grave dejar aspectos al azar o esperar que se solucionen solos. Si falla algo, la experiencia del usuario no será la óptima para que éste quede lo suficientemente satisfecho como para repetir en la siguiente edición.
La planificación en este sentido es clave y hay que tomarla con tiempo. Es necesario estudiar concienzudamente y establecer las estrategias para alcanzar los objetivos planteados, sin olvidar que uno de los objetivos debería ser que el asistente quede contento.
2. Elección correcta de ponentes y contenido interesante
Seleccionar a los ponentes correctos no es a priori algo sencillo. Acertando, se asegura un alto porcentaje del éxito del evento, ya que son las figuras que pondrán voz al contenido del evento. Hay que tener claro qué perfil de ponente se busca y que sea acorde al contenido del evento, puesto que esto aportará coherencia y sentido. De no ser así, puede desconcertar al asistente y que, con razón, no quiera repetir.
El contenido que se presente en el congreso o evento debe aportar valor y ser útil para la audiencia. Para ello, es fundamental crear una estrategia para formar el hilo argumental con corcondancia que guíe todo el evento. Como consejo, muchas veces los asistentes agradecen que se sienten unas nociones básicas antes de pasar a explicar temas más complejos.
3. Comunicación efectiva
Comunicar es fundamental. Los asistentes deben sentirse informados en todo momento de horarios, ponencias... puesto que el desconocimiento de la información genera una imagen poco confiable del evento, dando la sensación de que se está improvisando. Un asistente informado, es un asistente más satisfecho.
Cualquier modificación, cambio o corrección del programa debe ser notificado a los asistentes. Si el evento cuenta con su propia App, una notificación push puede ser una buena idea. Si no, enviar un correo electrónico o utilizar la megafonía del venue puedes ser opciones aceptables.
4. Uso de la tecnología
La tecnología es un punto clave para mejorar la experiencia de los asistentes y, por consiguiente, quieran repetir en la siguiente edición del evento. Las herramientas tecnológicas son amplísimas para eventos. Les dejamos por aquí todas con las que trabajamos nosotros en los propios eventos. Desde un proceso de inscripciones intuitivo y completo hasta un control de accesos y aforo que aporte seguridad o el envío telemático de certificados de forma medioambientalmente responsable, todos los detalles tecnológicos cuentan para favorecer la satisfacción del asistente.
Para sorprender al asistente y mejorar de forma contundente su experiencia se podría destacar las votaciones interactivas, que son las que permiten que el ponente pueda lanzar preguntas y ser respondidas por los asistentes, lo que hace que se sienta mucho más en sintonía con el propio evento porque participa de forma directa en el contenido del mismo.
¿Y la tecnología me permite medir la satisfacción del asistente? ¡Por supuesto! Utilice las encuestas post evento y conozca de primera mano cómo ha sido la experiencia de sus asistentes.
5. Obsequios útiles
Otro aspecto a tener en cuenta son los regalos que se entregan a los asistentes. Este aspecto parece trivial pero no lo es, ya que si es útil, será más utilizado por el asistente y el recuerdo del evento persistirá.
No se trata de que el obsequio sea caro, puesto que puede incluso ser un intangible como una bonificación en la inscripción de la siguiente edición del evento. La clave es conocer tu público y que el obsequio entregado sea acorde a su perfil e intereses, así como que esté alineado con la temática del evento. Si es un congreso de dietética, puede ser útil regalar unas especias.