Resolvemos algunas de las dudas más habituales de organizadores de eventos y secretarías técnicas
¿Y si usamos un código de barras? No ¡mejor un código QR! ¿Y por qué no un chip de radiofrecuencia? Estas son algunas de las preguntas más habituales que se hacen los organizadores de eventos a la hora de preparar su evento en aspectos como el control de acceso o el sistema de acreditaciones y a la que tratamos de arrojar luz en esta ocasión.
¿Qué tecnologías existen para la identificación de asistentes?
Por orden de aparición en el sector MICE, el código de barras fue la primera tecnología en implantarse y a día de hoy continúa siendo el sistema de identificación de asistentes más usado.
El código QR comenzó su andadura en España en 2010 (aunque su nacimiento se remonta a 1994), rápidamente gozo de una popularidad que lo convirtió en tema de análisis y que le permitió labrarse titulares donde la palabra triunfo fue la más repetida. Sin embargo, su popularidad, vista en perspectiva, fue una burbuja que acabó explotando y labrándose un rechazo generalizado.
Si estudiamos el origen de este rechazo vemos como se debió a un uso excesivo en todos los ámbitos (llegó a emplearse hasta para conocer la variedad de un árbol) y lo que fue más grave para el sector de eventos, no proporcionó soluciones a los problemas que ya tenían las agencias de eventos… Simplemente fue una evolución estética de los clásicos códigos de barra.
La siguiente tecnología en hacer su aparición en congresos, convenciones y meetings fue la radiofrecuencia (RFID) pasiva, a través de sticks. Esta tecnología, muy estigmatizada erróneamente como cara, se adapta a la perfección a los sistemas de identificación que venían utilizándose hasta la fecha al tratarse de pegatinas que se pegan al badge.
¿Qué me aporta cada tipología de tecnología?
Tanto código de barras, como QR y chip radiofrecuencia permiten identificar al asistente porque “dentro” del mismo se carga información (por ejemplo, nombre y apellidos). Esta identificación del asistente facilita su registro y permite realizar controles de acceso a la venue y a las diferentes salas donde puede estar teniendo lugar el evento.
Precisamente son estos servicios los que determinan el uso de una tecnología u otra. De tal manera, el volumen de asistentes al congreso será una de las claves para escoger una opción al requerir un procedimiento de identificación y control u otro.
Aunque tiende a pensarse que el uso de radiofrecuencia tiene costes elevados frente al código de barras y QR, se trata de un error, ya que aplicar chips radiofrecuencia genera una reducción de costes en servicios complementarios y se logra un retorno superior de la inversión.
Otra de las motivaciones de las secretarias técnicas y agencias de comunicación por el uso de la radiofrecuencia es la imagen tecnológica que se consigue generar en los asistentes, logrando el famoso efecto woo que tanto se busca en la diferenciación. Por el contrario, el código de barras y QR facilita al propio asistente disponer de su identificador directamente sin necesidad de ser recogido en el punto de acreditaciones.
Si bien estas 3 metodologías ya son conocidas y aceptadas, aunque no siempre bien empleadas, el mercado comienza a ofrecer alternativas futuristas como la identificación táctil o incluso facial. Sin embargo, estas tecnologías aún necesitan conseguir más visibilidad, aceptación y gestión legislativa (al tratarse de parámetros fisionómicos y datos sensibles para la protección de datos de carácter personal).