Descubre algunas claves para organizar tu congreso de forma virtual
Con el auge de las nuevas tecnologías, y derivado de la crisis sanitaria de la COVID-19, son muchos los eventos y congresos que, cada vez más, ven con buenos ojos la posibilidad de organizar congresos online.
Si bien es cierto que existen muchas fórmulas para organizar congresos, lo que está claro es que los congresos online son un valor al alza en los últimos tiempos, al poder conectar a miles de personas de diferentes partes del mundo en pro de un conocimiento global. Sin embargo, este tipo de eventos online nunca podrán sustituir la calidez, el networking y la experiencia que otorgan los eventos presenciales. Por eso, otra alternativa muy a tener en cuenta a partir de ahora serán los eventos híbridos, mezclando lo presencial con lo digital. De estos tipos de eventos hablaremos próximamente en otro post.
En este post vamos a tratar de simplificar los pasos necesarios para organizar un evento online en su parte técnica. Pese a que pueda parecer complicado, contando con las herramientas necesarias organizar un congreso online no es tan diferente a uno presencial.
Pasos para organizar tu congreso online
Crear la página web oficial del evento
Como en todo tipo de evento, tener una landing o página web es fundamental para recopilar toda la información posible sobre la misma, canalizar procesos como las inscripciones y por confianza e imagen.
Por ello, el primer paso, a nivel técnico, que hay que tomar a la hora de organizar un evento o congreso online es desarrollar la página web. Una página web acorde a la imagen corporativa del evento es imprescindible para dar la confianza suficiente a los asistentes para que procedan a inscribirse. Además, es el medio de comunicación más importante sobre el evento, ya que toda la información oficial será consultada en esa misma web: ponentes, sesiones, ubicación, transporte... Si estás pensando en desarrollar la web de tu evento, contáctanos y te ayudaremos.
Configurar la plataforma de inscripciones para el congreso
Otro punto fundamental en la organización de eventos es, sin duda, el proceso de inscripciones para el mismo, a través del cual se formaliza la intención de los asistentes de acudir al evento. Es importante que esta plataforma ofrezca la posibilidad de integrarlo en la web oficial del evento.
En este punto hay que destacar que siempre es imprescindible tener un registro de los asistentes, independientemente de que el evento sea gratuito o de pago. Si es de pago, es una obviedad que las inscripciones son una de las fuentes principales monetización del congreso. Si el evento es gratuito, tener a los asistentes registrados es también importante por motivos de seguridad pero también por base de datos para acciones posteriores o para contribuir a alcanzar el objetivo final del evento.
Software para el congreso online
Es imprescindible una plataforma para el visionado del congreso online. Esta plataforma será a través de la que los asistentes podrán acceder a ver en directo a los ponentes en las diferentes sesiones. En definitiva, es el core del congreso.
Las plataformas de streaming suelen quedar algo incompletas, ya que únicamente se reduce su actividad a la emisión en directo de las ponencias. Sin embargo, hay algunas más completas y que llegan a emular aspectos propios de eventos presenciales.
Hablamos de CASFID Live, el software de eventos y congresos online del Grupo CASFID. En este sentido, se trata de una plataforma que permite, como en un evento presencial, que existan diferentes salas que, de forma simultánea, emitan sesiones en directo. A su vez, CASFID Live, permite también ofrecer valor añadido a los patrocinadores del evento, enviar preguntas en tiempo real a los ponentes, participar de diferentes acciones como votaciones interactivas, hacer networking...
Envío de certificados de asistencia digitales
Los certificados de asistencia, que son importantísimos para acreditar que el asistente ha estado en el evento, se pueden entregar también en congresos online. De hecho, es una forma mucho más respetuosa con el medioambiente y más óptima de hacerlo, ya que los usuarios lo reciben directamente en su correo electrónico al acabar el evento, automatizándolo y quitando preocupaciones al organizador del evento.