¿Cómo organizar las acreditaciones de mi congreso o evento?

Uno de los momentos que suelen generar más estrés en eventos es cuando se procede a acreditar a los asistentes. Y es que se trata de la primera toma de contacto entre el asistente y el evento o congreso, por lo que el servicio debe ser perfecto para no empezar mal la relación con el asistente. Si nada más llegar el asistente se encuentra con largas colas, que le generan malestar y tensión, probablemente la imagen del evento que tendrá el asistente comience ya condicionada. Por eso, y con razón, los organizadores de eventos estudian muy concienzudamente este paso.

Todo asistente debe acreditarse, sean 100 ó 2.000 personas, puesto que es la única forma de tenerlos identificados y comprobar que tienen los permisos para acceder al evento. Durante la hora previa al inicio del evento es cuando mayor es el pico de actividad se registra en cuanto a acreditaciones y que se formen colas depende de muchos aspectos. Pero, tranquilo, en este post te vamos a dar 5 consejos para optimizar el proceso de acreditaciones en eventos o congresos.

5 aspectos a tener en cuenta en las acreditaciones de tu evento o congreso

Planificación previa

Como en prácticamente cualquier proceso a realizar en la organización de eventos, la planificación previa es fundamental. En este sentido, a la hora de organizar las acreditaciones del evento hay que jugar con la información que tenemos: ¿cuántos asistentes se prevén? ¿cómo va a ser la distribución del contenido del congreso? ¿se espera que la mayoría de asistentes accedan a primera hora? Y todo el resto de información que tengamos.

Con esa información se debe plantear la logística de las acreditaciones: cuántos puntos de acreditación contar, si distribuir de forma alfabética las acreditaciones, con cuántas azafatas contar etc... Siempre teniendo en el horizonte que el objetivo es la satisfacción del asistente y que tratar de ahorrar dando un servicio peor puede ser muy contraproducente.

Diseño de la acreditación

Otro de los aspectos a tener en cuenta es el diseño de la acreditación. Lo fundamental en este sentido es crear marca, que el logo del evento y, cuando proceda, del organizador sea lo suficientemente visible como para que permanezca en la memoria del asistente. No se trata de que parezca publicidad intrusiva, tiene que ser sutil. as acreditaciones pueden contener información, publicidad explícita o proyectar la imagen del destino donde se realiza en evento.

Por otro lado, pese a que la acreditación más típica en eventos corporativos y congresos es una escarpela de papel o cartón, también existen otras tipologías como pulseras.

Uso de la tecnología

Este punto es vital. La tecnología en acreditaciones de congresos puede contemplarse desde diferentes perspectivas. En un primer momento, la tecnología es fundamental para reducir las colas de las acreditaciones. Se puede contar con tecnología para que la lectura de la entrada, inscripción o invitación se realice de forma ultrarrápida y, por tanto, la entrega de la acreditación sea un proceso comprendido en un espacio muy corto de tiempo. Esto permitirá reducir colas y mejorar la satisfacción del asistente.

Por otro lado, la tecnología puede integrarse también en la propia acreditación. Hablamos de acreditaciones inteligentes: aquellas que dotadas de un chip RFID sea capaz de almacenar información. Estas acreditaciones inteligentes permiten, entre otras cosas, realizar un control de accesos a salas de forma no intrusiva, únicamente pasando por las antenas situadas cerca de la entrada a la sala. También permiten otras acciones como el envío automatizado de correos de bienvenida, de certificados...

Las acreditaciones pueden no contener un chip RFID, sino que en algunas ocasiones se les puede dotar de un código de barras o QR para funciones como el control de accesos.

Impresión in situ

Cuidar todos los detalles es imprescindible. Siempre hay nuevos inscritos y, por eso, es muy importante contar con impresoras que permitan la generación de acreditaciones en el momento. En este sentido, es necesario crear un carril específico únicamente para nuevos inscritos, para no marear al asistente y para reducir colas.

Una idea muy recurrida es llevar plantillas y únicamente imprimir el nombre. Esto te permitirá reducir muchísimo los tiempos.

Tratar de sorprender

La acreditación también es un buena ocasión para sorprender. En el proceso de acreditaciones en eventos es cuando normalmente se entrega algún obsequio a modo de recuerdo del evento. Se puede sorprender con el obsequio. O también ir mucho más allá con el uso de la tecnología para eventos y congresos. Por ejemplo, ¿sabías que las acreditaciones inteligentes pueden convertirse en un monedero virtual con el que pagar en el evento? ¿O permitir acciones de Social Media Engagement? ¡Las posibilidades para sorprender son infinitas!