Las propuestas de valor gracias a la tecnología para eventos son una forma eficaz de conseguir patrocinadores
Cuando se valora el presupuesto para organizar un congreso, muchas veces los ingresos por patrocinadores suponen un punto de inflexión fundamental. De hecho, son tan importantes que pueden determinar si el evento se va a celebrar o no, y las consecuencias de no contar con los patrocinadores necesarios puede repercutir negativamente tanto en la experiencia del usuario en el congreso, como en la calidad del mismo.
Como se ha comentado, su presencia es muy importante, pero obtenerlos es una tarea sumamente compleja. Es necesario dejar constancia de que el factor tiempo es crucial. No es serio tratar de conseguir patrocinadores a una semana del congreso. A fin de cuentas, son empresas profesionales que necesitan valorar y tomar decisiones, y esto no es un proceso rápido. Por eso, es necesario tomarlo con tiempo, para planificar y organizar de la mejor forma su presencia.
Se van a comentar algunos pasos interesantes a tener en cuenta a la hora de conseguir patrocinadores, basándonos en una regla fundamental: el patrocinador no quiere poner el dinero y ya está, quiere ser partícipe y que su presencia sea lo más provechosa posible.
Poner cerco a los patrocinadores
Uno de los errores más graves que se puede cometer es no ser selectivo a la hora de contactar con posibles patrocinadores. Esto no es lanzarse a una piscina y que los patrocinadores sean los que sean. La presencia de patrocinadores debe ser coherente con la causa del evento, sentirse cómodos con el resto de patrocinadores y que su público objetivo sea el mismo, o muy similar, al que acudirá al evento.
Pese a que pueda ser parte de su target, ¿no sería incongruente que una bebida azucarada patrocinara un congreso médico?
Hacer una propuesta de valor
Será más probable convencer al potenciar patrocinador, si se le ofrece toda la información posible al mismo. Facilitarle información sobre el número de asistentes previstos, el perfil medio, qué ponentes asistirán, qué temáticas se tratarán... es crucial. Como también es relevante dedicar parte del espacio a que los patrocinadores puedan montar sus stands.
Pero hay que ir más allá y es necesario trazar estrategias y acciones que se llevarán a cabo junto al patrocinador para que su inversión sea efectiva. En este sentido, además de ofrecerle que su logo aparezca en emails, páginas webs, acreditaciones o espacios del recinto, se pueden idear ofertas más creativas como acciones de Social Media Engagement en las que exista un impacto más directo entre el asistente y el patrocinador.
Emplear la tecnología para congresos
La tecnología es un factor que valoran muy positivamente los sponsors. Es decir, que los propios patrocinadores vean que su dinero está siendo invertido en hacer un evento más destacado, de más calidad y que, por eso, su imagen se vea más reforzada. Está claro que la tecnología otorga una imagen mucho más vanguardista y profesional al congreso, pero además aporta un valor fundamental a patrocinadores: información objetiva valiosísima ya que, como tantas veces se ha comentado, los datos son el petróleo del siglo XXI.
Hablamos, por ejemplo, del IDStand, la última tecnología en el sector MICE para la gestión de información. Esta herramienta permite que los asistentes puedan escoger la información que desean y que se envíe automáticamente a sus emails. ¿Y qué ofrece a los patrocinadores? Información crucial: bases de datos de calidad, información única sobre los asistentes que se han interesado por su empresa, con lo que el cerco a sus clientes potenciales es mucho más efectivo.
Además del IDStand, existen otras informaciones que ofrece la tecnología: el control de aforo y presencia permite conocer el tiempo de estancia y el número de personas en una sesión específica. Si un patrocinador organiza un taller o una sesión, podrá conocer exactamente qué personas estuvieron en su sesión y cuánto tiempo.
También están las APPs para congresos, que son muy útiles para generar información e impactos del patrocinador al asistente o, las anteriormente comentadas, acciones de Social Media Engagement en las que el asistente interactúa directamente con la marca, haciendo publicidad no intrusiva y de calidad a través de sus propias redes sociales generando un impacto más eficaz.
