¿Cómo atraer a más asistentes a mi evento?

Conseguir el máximo número de asistentes es uno de los principales propósitos de todo organizador de eventos, independientemente de que se trate de eventos corporativos, congresos, convenciones... No es un tema baladí ya que, en muchas ocasiones, el éxito de un evento se mide en términos de asistencia. Por eso, la pregunta es bastante común:

¿Cómo consigo que más personas asistan a mi evento?

Para empezar hay que dejar claro que no hay fórmula perfecta, pero sí existen ciertos aspectos que, analizados correctamente, pueden ayudar a potenciar la asistencia a un congreso. A continuación, analizamos 5 de las cuestiones a tener en cuenta:

Analizar el público potencial del evento

Lo primero es ser objetivos. El público potencial de un evento variará en función de la temática que trate el mismo. La asistencia no será la misma si se trata de un congreso sobre la imagen de la patología del páncreas y la vía viliar de SEDIA, que si se trata de un evento profesional de SAGE. Cada uno tiene su público y este estará más o menos limitado. En función de la casuística del evento, del venue y la temática, se puede estimar una cifra de asistentes potenciales y marcarlo como objetivo.

Es primordial partir de esta base y ser realistas con el objetivo.

Conocer los motivos comunes de no asistencia a eventos

De forma mayoritaria existen 3 motivos principales por los que la gente no asiste a eventos a los que, en otras circunstancias, sí acudiría:

• El primero es la propuesta de valor del evento o congreso, que no es lo suficientemente atractiva como para el esfuerzo de tiempo y dinero que supone.
• El segundo lo acabamos de nombrar: el dinero. Existen ocasiones en las que el asistente siente que el dinero que va a invertir no va a suponerle cierto retorno en términos de conocimiento. Por lo que, si el contenido del programa no le resulta provechoso, no invierte su dinero.
• El tercero es que no se haya enterado de la celebración del evento. Quizás porque no se han empleado las herramientas necesarias para poner en conocimiento del asistente la celebración del evento o porque directamente no se ha trabajado la comunicación.

Una vez detectados los motivos, se deberá actuar en consecuencia, como explicaremos a continuación.

Conocer dónde está y qué herramientas utiliza el público objetivo

Una vez se es consciente (y realista) con el número de asistentes potenciales, es necesario pasar a la acción. Para salvar el motivo de la desinformación es necesario dar a conocer el evento o congreso. Para ello, será fundamental conocer tanto dónde están (si interesa que sean de una zona geográfica específica) pero también qué medios y redes utiliza el público objetivo (por ejemplo, si busca en Google aspectos relacionados con la temática del evento o si utiliza Linkedin para contactar con personas con intereses similares a la temática del mismo).

Con esa información, se podrán realizar las campañas de marketing y comunicación correspondientes para que la gran mayoría del público objetivo sepa de la celebración del evento.

Propuesta de valor

Por otra parte, es necesario realizar una propuesta de valor que, si fuera posible, supere las expectativas de los asistentes.  Para ello, además de un programa y ponentes que susciten interés, emplear la tecnología para congresos puede ser un valor fundamental. El asistente debe percibir que el dinero que va a invertir va a repercutir en un evento mejor.

En la propuesta de valor tiene un gran peso la comunicación. A través de esta, además de dar a conocer ponentes y sesiones, se debe mostrar qué tecnologías se emplearán: el asistente puede disponer de una APP para congresos antes de la celebración del mismo donde consultar toda la información del mismo, puede conocer que se realizarán ponencias interactivas donde su conocimiento se cohesionará con el del resto, que realizará acciones de Social Media Engagement o que podrá recibir toda la información que le interese a través de un IDStand...

En definitiva, la propuesta de valor debe ser integral y potenciar tanto la información sobre el programa como la tecnología como valor diferencial.

Lugar y fecha del congreso o evento

Por último, el lugar y la fecha del congreso también es muy importante. Respecto al lugar, debe ser accesible desde todas las vías posibles. Es decir, los asistentes valorarán más aquellos venues que sean accesibles tanto con transporte público como con sus propios vehículos. Otro aspecto importante respecto al lugar es su localización geográfica: normalmente, los asistentes son más numerosos en grandes ciudades, que además cuentan con más venues y más grandes.

Respecto a la fecha, es necesario prestar atención tanto al día (o los días), como a las horas. Épocas de festividades o vacaciones no son adecuadas para potenciar la asistencia, como tampoco lo son ciertas horas del día. ¡El asistente también querrá tiempo para visitar la ciudad en la que se organiza el congreso!