Tecnología para eventos y congresos: 5 herramientas para OPCs

Las herramientas tecnológicas para eventos son cada vez más imprescindibles y útiles

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Las acreditaciones son el punto de partida del evento en sí. La tecnología ayuda a agilizar los procesos y evitar colas.

Organizar un evento de gran magnitud como es un congreso supone una labor sofisticada. Por eso, OPCs, secretarías técnicas y demás actores que confluyen en el sector recurren, cada vez más, a herramientas tecnológicas que les faciliten de un modo u otro su trabajo: desde antes del evento con la gestión de inscripciones, donde recopilar de forma digitalizada toda la información que se genera en cuanto a datos de asistentes y facturación, hasta otras herramientas para el propio evento como las votaciones interactivas que permiten mejorar la experiencia del usuario.

 

Cinco tecnologías para eventos y congresos prácticas para OPCs:

 

Gestión de inscripciones

El panel de inscripciones supone, prácticamente, la primera toma de contacto entre el evento y potenciales asistentes. Emplear herramientas tecnológicas de inscripciones avanzadas permiten llegar a un alto grado de personalización y, con ello, alcanzar altos niveles de conocimiento sobre el propio evento: datos de asistentes, estadísticas, facturación...

Además, permite evitar errores frecuentes en el momento de la acreditación al estar sincronizados los sistemas. Con esto, no existen duplicidades, ni asistentes no cargados.

Sistema de acreditaciones del evento

Si en el punto anterior se explicaba que la gestión de inscripciones es la primera interacción entre evento y potenciales asistentes, el sistema de acreditaciones para congresos y eventos es un escalón más: es la primera toma de contacto física entre asistentes y evento. En este punto, las herramientas tecnológicas son clave ya que van a permitir reducir colas para acreditarse, gracias a las tecnologías de identificación, pero también convertir la escarpela típica de congresos en una acreditación inteligente, capaz de aglutinar de manera única todos los datos del asistente concreto en su propia acreditación.

Existen otras tecnologías complementarias a este sistema de acreditaciones que, en ocasiones, Secretarías Técnicas y OPCs requieren para personalizar la experiencia de sus asistentes. Hablamos, por ejemplo, del envío automatizado de correos de bienvenida en el preciso momento en el que cada asistente recoge su acreditación.

 

Control de acceso, aforo y presencia

Contar con tecnología para el control de acceso es fundamental, pues es la única forma segura y rápida de garantizar la entrada de los asistentes. De hecho, uno de los principales problemas que detectan los asistentes a un congreso es, precisamente, eso: las colas que se generan para acceder al propio evento. Controlar los accesos de forma manual, además de la lentitud que conlleva, proyecta una imagen poco profesional. En este sentido, las Secretarías Técnicas y OPC suelen considerar esta tecnología como imprescindible.

Además, existen herramientas tecnológicas que complementan al control de acceso y permiten también controlar el aforo y la presencia de cada uno de los asistentes, de la que hablaremos en el punto siguiente. 

 

Entrega automatizada de certificados

En muchas ocasiones, sobre todo en congresos, por la asistencia al mismo se presume haber asimilado ciertos conocimientos, por lo que el asistente recibe un certificado de créditos. Existen herramientas tecnológicas que permiten poder automatizar este proceso, eliminando la entrega en papel, por la entrega telemática. Esta opción es mucho más económica que tener que imprimir todos los certificados y entregarlos uno a uno (o incluso tener que mandarlo por correo ordinario) y, además, es una herramienta completamente respetuosa con el medio ambiente.

En este sentido, esta herramienta es configurable según los requerimientos de la OPC o Secretaría Técnica. Como comentábamos anteriormente, la tecnología permite también controlar la presencia de los asistente. Con eso, es posible configurar el envio automatizado de certificados siempre y cuando el asistente haya estado un tiempo determinado en el propio evento. 

 

Apps para eventos

Las aplicaciones para congresos y eventos son una de las mejores formas de reunir toda la información e incorporar procesos. Hubo un tiempo en que las apps eran consideradas un lujo al alcance de los eventos más grandes. Sin embargo, ahora son tan imprescindibles, por la democratización de internet y los smartphones, que ya los propios asistentes asumen que el evento debe disponer de una app.

Las OPC y Secretarías Técnicas suelen contar con apps para ser una guía completa del evento, para aunar funcionalidades y porque, también, es una buen soporte publicitario para patrocinadores.

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