Descubre las funciones indispensables para una correcta organización de un evento
La organización de eventos es aquella función que se encarga de planificar, producir y comunicar un evento según unos objetivos marcados en el planning inicial. Los organizadores de eventos son aquellos que se encargan de coordinar, promover y, sobre todo, organizar todos los aspectos (como lugar, servicios, hostelería, etc.) para la celebración de cualquier tipo de acto, como conferencias, y asegurarse de que en la práctica se desarrolla sin ningún tipo de complicación; y si las hay, saber solventarlas.
Son personas con mucha capacidad de liderazgo, dirección y organización, con un gran dominio de la comunicación, sociables y resolutivos. Pero, ante todo, creativos y con mucha habilidad para trabajar en equipo, ya que un evento depende de múltiples factores y se necesita un buen equipo en el que confiar.
A continuación, explicaremos las funciones principales a realizar por un organizador de eventos.
Las funciones de un organizador de eventos
Planificación del evento
El primer paso para un organizador de eventos es su planificación: establecer el diseño del evento y estimar cuál será el mejor sitio donde celebrar el evento, decoración, temática, comida... Aspectos que son relevantes, aunque permanezcan en el fondo del decorado.
También tendrá que elegir a los proveedores que mejor le convengan o qué servicios contratará, el número de empleados que se quiera y, por supuestos, aquellas personas que participarán activamente en el evento: ponentes, congresistas, artistas, etc.
También es labor del organizador del evento establecer qué tecnología es necesaria para la organización de este como control de accesos y aforo, acreditaciones, aplicaciones para eventos, etc.
Una vez que tenga toda la organización planeada y provista de soluciones en casos de problemas o imprevistos, el organizador de eventos comenzará con su ejecución.
Establecer el Plan de Comunicación
Cuando se trata de un evento pequeño el lorganizador es quien establece el Plan de Comunicación ya que no tiene opción de tener muchos recursos, sin emabrgo, cuando se trata de un evento muy grande y dispone de muchos recursos puede acceder a una persona que se dedique exclusivamente a ello.
La comunicación y el marketing es algo esencial en la organización de cualquier evento. Para que un evento pueda llegar al mayor público posible el Plan de comunicación tiene que ser uno de los puntos clave en las funciones de un organizador de eventos, ya que sin público no hay evento.
Debe concretar las maneras en las que se publicitará el acto, en que medios quiere salir, notas de prensa, seleccionar los nichos a los que le interese y generar mensajes personalizados, las campañas en redes sociales, que tipo de sponsors o patrocinadores quiere tener y todo tipo de actividades relacionadas con la comunicación.
Aquel o aquella que organiza el evento tiene que ser un buen comunicador, es por eso que no solo se deber centrar en la comunicación externa, sino que también tiene que cuidar la comunicación interna, ya que como bien indica su nombre lleva toda la organización de acto y tiene que saber transmitir un orden y coordinación a todos los que están a sus órdenes.
Dirección y coordinación del evento
Vinculado con la comunicación interna que tiene que tratar de establecer el organizador u organizadora está el control y coordinación de todas aquellas personas que intervienen para que funcione.
En el evento participan muchas personas, el organizador de eventos se identifica como un director de orquesta que coordina y marca las pautas a seguir de todos aquellos que participan en este proceso.
Contratar y supervisar todo el personal implicado, tanto guardias de seguridad, el equipo audiovisual, proveedores, invitados, cáterin, etc. Para poder tener un control de las actividades de cada integrante tiene que tener una gran habilidad de dirección y control y establecerse programas y cronogramas para asegurarse que todo se lleva a cabo de manera correcta.
Administración de recursos
Todos aquellos recursos que ha establecido en la planificación ahora tienen que gestionarlos para el correcto funcionamiento del evento. Tanto recursos económicos, humanos o tecnológicos, el organizador de eventos tiene que coordinarlos y estar encima de todos aquellos recursos que sean necesarios para la convención.
Para poder establecer un correcto control de estos recursos, previamente se debe haber hecho un estudio o presupuesto sobre cuánto costará el evento y el tipo de recursos que necesita, tanto para contratarlo a empresas externas como para contratar trabajadores para ello.
Supervisión y ejecución del evento
Una vez planificado todo el evento, con todos los factores que intervienen, llega el momento del control y supervisión de todos estos el día o días que dure. La tarea principal de esta persona u organización será la supervisión de todo el evento, controlar que funcione a la perfección e identificar aquellos posibles problemas para remediarlos: asegurarse que todo el plan establecido en un principio funciona, se cumplan los tiempos y se ofrezcan todos los servicios de calidad y correctos.
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