¿Qué modalidades de control de aforo para congresos y eventos MICE existen?

El control de aforo en congresos y eventos MICE presenciales es imprescindible

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El control de aforo por tecnología NFC ofrece muchas posibilidades en congresos.

El control de aforo ha tomado protagonismo en los últimos meses debido a la emergencia sanitaria de la COVID-19. Sin embargo, muchos eventos MICE ya contaban con esta tecnología para conocer en tiempo real las personas que hay en el recinto. Y, es que, el control de aforo, además de seguridad, ofrece información para secretarías técnicas y organizadores de eventos muy útil: desde conocer si una persona ha estado más de un determinado tiempo en el congreso para enviarle el certificado de créditos hasta saber quién ha accedido al congreso para enviarles un mensaje de bienvenida.

Si algo ha dejado claro la situación de emergencia sanitaria es que, para eventos presenciales, el control de aforo será imprescindible en el sector MICE. Por eso, en este post, recogemos diferentes tecnologías y herramientas para controlar el aforo.



Herramientas de control de aforo en congresos y eventos MICE

Clicker digital

Una de las modalidades de control de aforo para congresos más sencillas y fáciles de instalar es la de los clickers electrónicos. Estas herramientas permiten controlar la afluencia de gente de una forma muy simple, ya que solo es necesario un smartphone y una app. Esta app permite fácilmente realizar sumas y restas de personas en función de la gente que accede o sale del recinto con dos simples botones.

La principal contra de estas herramientas es la dependencia absoluta que hay del factor humano. Para su funcionamiento debe haber un operario con el dispositivo sumando y restado aforo, con el consiguiente potencial fallo humano existente. Por otro lado, tampoco permite a la secretaría técnica saber qué persona en concreto a accedido a una determinada sesión.

Desde IDCongress recomendamos la app para control de aforo Clicker & Go.

Cámaras 3D y láseres cuentapersonas

Otras herramientas para controlar el aforo en eventos MICE es la de los láseres y cámaras cuentapersonas. Una de las principales ventajas de estas tecnologías es que permiten medir la afluencia en un determinado espacio de forma autónoma y sin intrusión, es decir, sin que un operario del evento tenga que intervenir, con el consiguiente ahorro de personal para esta causa. Cabe destacar que las cámaras y láseres para el control de aforo en congresos no guardan información biométrica, sino que únicamente detectan haces de luz.

Como desventaja, al igual que el clicker, esta tecnología no es capaz de detectar qué personas concretas acceden al recinto, perdiendo información que puede ser útil para automatizar procesos como la entrega de certificados de créditos o el envío de encuestas de sesiones.

Tecnología UHF

La tecnología UHF permite medir el aforo de un recinto de una forma no intrusiva y, además, autónoma. Esta tecnología permite detectar acreditaciones inteligentes dentro de un rango, ya no solo midiendo el número de personas, sino también qué personas específicas están dentro. Una de sus grandes ventajas es, principalmente, la comentada anteriormente, ya que estar vinculado al servicio de acreditaciones inteligentes ofrece un abanico amplísimo de posibilidades e información. En este sentido, en IDCongress contamos con la UHF Box.

Como desventaja, habría que apuntar que el alcance de esta tecnología es limitado, por lo tanto para realizar las lecturas las acreditaciones inteligentes deben estar visibles y no en mochilas o dentro de la americana.

Tecnología NFC

La tecnología NFC es una de las más empleadas por eventos de diferentes tipologías (desde MICE hasta festivales o eventos deportivos) gracias a su velocidad y precisión en el control del aforo, siendo dos de sus principales ventajas. Esta tecnología, basada en lectores NFC, está también vinculada a las acreditaciones inteligentes garantizando el acceso a un gran volumen de información. El sistema es sumamente rápido, contabilizándose los accesos y salidas en menos de un segundo.

Por apuntar alguna desventaja, este sistema de control de aforo en congresos sí requiere de operarios para realizar el control de afluencia y es intrusivo, al requerir que el asistente sea detenido para contabilizarlo, aunque esto no necesariamente es negativo.

Si se trata de totems de accesos y aforo con tecnología NFC, el sistema no requiere de personal para el control pero sigue siendo intrusivo, al requerir que el asistente aproxime su credencial al lector.

Lectores de QR / Código de barras

Otra alternativa para el control de aforo en congresos y eventos MICE es el conteo de personas mediante la lectura de los códigos de barras o QR asociados a una entrada o acreditación. Este tipo de tecnología para el control de aforo sigue una línea general muy similar a la tecnología NFC, siendo las herramientas completamente diferentes. El control de aforo mediante la lectura de códigos QR o de barras permite también acceder a una gran cantidad de información, siendo también intrusivo al necesitar de personal para el control.

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