Eventos híbridos: ¿qué son y cómo organizarlos?

Los eventos y congresos híbridos son una tendencia al alza en el sector MICE

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Organizar un evento híbrido es una de las opciones más viables en los eventos de la nueva normalidad.

Llevamos varios meses viviendo en desescalada y sin tener claro si nuestros eventos serán físicos, online o híbridos. Si ha llegado el momento de trabajar sabiendo que nuestro evento o congreso será híbrido, te contamos algunas de las claves de este tipo de eventos.

Sin embargo, lo mejor para empezar este post es definiendo lo que son los eventos híbridos.

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido es todo aquel que se realice tanto de forma presencial como de forma virtual. Se trata de eventos a los que se puede asistir tanto en una localización física como también de forma digital, a través de una plataforma de eventos online en la que, además de retransmitir el evento, cuente con algunos aspectos de interacción entre asistentes.

La organización de un congreso híbrido implica, entre otras cosas, ciertas ventajas y desventajas. Todo ello lo comentaremos en otro post. Lo que sí que es cierto es que los eventos híbridos han llegado para quedarse.

A continuación enumeramos algunos puntos clave a la hora de organizar eventos híbridos:

¿Cómo organizar eventos híbridos?

Organizar eventos híbridos implica organizar un mismo evento en dos dimensiones: la presencial y la virtual. Esto implica mayores esfuerzos porque, en la práctica, es como organizar un evento presencial y un evento virtual en paralelo, con las necesidades y requerimientos de cada uno pero siguiendo un hilo conductor que aporte coherencia a ambos.

Para organizar un congreso híbrido hemos de asumir que se necesitan más recursos humanos y redistribuir el presupuesto, pero también otras cosas. Así que planteamos los 5 puntos clave:


Más recursos humanos

El evento físico siempre ha necesitado el 100% de nuestro equipo, por lo que organizar un evento paralelo de forma online nos obliga a tener a alguien para esta labor. También podemos recurrir a reorganizar tareas, pero para eso será imprescindible que las acciones de cada evento (del físico y del online) sean más simples.


Redistribuir el presupuesto

Debemos plantear los objetivos del evento y de cada uno por separado (físico y online) para poder tener claro en cual centrarse más con los patrocinadores.

Si el evento es de pago, un precio adecuado en las inscripciones online puede conseguir más ventas consiguiendo un presupuesto más holgado.
Si el evento depende de patrocinadores, hay que exponerles las nuevas metodologías y escuchar sus ideas para estar “ahí”.


Aceptar las limitaciones

Las limitaciones pueden venir de los dos puntos anteriores. Bien no hay equipo suficiente o bien (o, mejor dicho, ambas) no hay presupuesto.

Además de estas evidencias organizar un evento híbrido implica que haya una parte virtual que siempre vas a no tener controlada. En un evento online se depende de muchos factores y siempre hay dos que se escapan de la mano de la organización:

  1. La conectividad del asistente. Es imposible que la señal de la retransmisión llegue a todos los asistentes con suficiente calidad y sin los típicos buffers porque las conexiones de los domicilios no son tan potentes. A ello se añade el dispositivo desde el que se conecta, en muchas ocasiones obsoletos para recibir la señal en tiempo real de un evento en directo.

  2. Los estímulos del entorno físico. Un asistente desde su casa o desde su lugar de trabajo se encuentra en un entorno en el que puede ser distraído con facilidad (un compañero que se acerca a saludar, la nevera, un descendiente, etc.).


Buscar nuevos roles para las ponencias

El asistente necesita que el ponente le haga sentir el centro de atención.
Para los eventos físicos con todo el auditorio lleno teníamos claro cómo identificar al ponente que animase al asistente. Con la llegada masiva de eventos online se tuvo que aprender a buscar a conferenciantes con esa chispa para tener atento a los oyentes. Ahora, organizando un evento híbrido el reto se incrementa. Hay que estimular a los que están delante del ponente y a los que están desde sus hogares.


Digitalizar y no parar de medir

En 2019 ya comenzaba a ser tendencia la digitalización de los stands (físicos) consiguiendo que un patrocinador midiese cuántas personas habían pasado por su área expositiva. Sin embargo, era algo residual.
Con la llegada de los eventos online se ha conseguido identificar las visitas al área comercial e incluso saber quién se descarga materiales y qué materiales.
En la organización de eventos híbridos no puede olvidarse este avance y se debe continuar midiendo.

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