Descubre qué aspectos debes cuidar a la hora de organizar tu evento online
El número de eventos y congresos virtuales continúa creciendo a causa de la crisis sanitaria del coronavirus como medio para conectarse y comunicarse. La necesidad de reunirse y compartir información siempre está presente, ya que es una de las formas más efectivas por parte de las organizaciones de interactuar con sus audiencias. Por eso, en este posts os contamos 5 aspectos a tener en cuenta si organizas congresos virtuales.
-
Diferencia tu evento online
Es una realidad que las posibilidades y facilidades que ofrecen los eventos online de poder conectar a cientos y miles de personas de forma simultánea, y de diferentes partes del mundo, ha hecho que los eventos se desvirtúen de alguna forma y que, en ocasiones, parezcan siempre lo mismo. Y no nos referimos únicamente al contenido, también en los formatos, en la forma de dirigirnos a los asistentes, al modo de interactuar con los mismos...
Debemos tener en cuenta que, durante la crisis del coronavirus, el número de eventos virtuales se ha disparado y eso ha conllevado a una sobresaturación de los asistentes. Si quieres que tu evento no sea como otros: ¡Innova en todos los sentidos para hacer más relevante tu evento!
-
¡Cumple con el timing del congreso virtual!
Un aspecto fundamental en la organización de eventos o congresos, independientemente de que sea presencial u online, es el cumplir con los tiempo establecidos y con el cronograma.
Hay que tener en cuenta que, si el congreso es virtual, el cumplimiento del timing es, sin duda, mucho más estricto y es lógico. Un evento presencial implica el desplazamiento del usuario para disfrutar del mismo, por lo que el asistente puede ser más tolerante a la hora de esperar. En cambio, si hablamos de eventos o congresos virtuales esto cambia, ya que el usuario está a un click de desconectar y ponerse a hacer otra cosa.
Por eso, es imprescindible ser serios y estrictos con la hora siempre, pero más en congresos virtuales.
-
Elige una plataforma de streaming adecuada
En los congresos presenciales tenemos un Palacio de Congresos o cualquier otro tipo de venue donde desarrollar el evento pero, ¿qué ocurre con los congresos virtuales?
Deberemos contar con una plataforma y software específico que se adapte a nuestras necesidades y nos permita emitir en streaming nuestro congreso online. Estas plataformas son a través de las que los asistentes acceden para visionar el evento en línea y, no solo eso, sino también interactuar en diferentes apartados con plataformas de networking, stands virtuales, encuestas y cualquier otro tipo de acción. Por eso, es recomendable contar con plataformas completas y que se adapten a las diferentes casuísticas.
En IDCongress, en este sentido, contamos con CASFID LIVE, una plataforma que permite el visionado del evento online en diferentes salas, la interacción y networking entre asistentes, el montaje de stands virtuales y mucho más... Si tienes pensado organizar un congreso virtual, conoce CASFID LIVE.
-
Haz partícipes a los asistentes
Como comentábamos en el punto en el que nos referíamos al timing, este punto también es fundamental tanto en eventos físicos como en virtuales. Enganchar a la audiencia es complicado, pero si lo consigues, el éxito del congreso está asegurado.
En eventos virtuales es muchísimo más fácil que los asistentes pierdan la atención en el contenido del mismo. Es lógico, se pierde la magia del directo y la facilidad para poder estar haciendo cualquier otra cosa es un hándicap. Por eso, hacer partícipes a los asistentes es imprescindible para que estén atentos y conectados con el evento virtual.
Existen muchas formas de hacer partícipes e interactuar con los asistentes a través de la plataforma de streaming: encuestas, preguntas en tiempo real, acciones de gamificación, posibilidad de lanzar preguntas al orador, votaciones interactivas... Emplear unas u otras debe ser una decisión medida y que vaya en sintonía con el evento. Eso sí, utilizadas estas herramientas de forma adecuada, te garantizará ganarte a los asistentes del congreso virtual.
-
Aporta valor a los patrocinadores
¿Qué sería de los eventos si no contara con patrocinadores y expositores? En muchas ocasiones, sin ellos, no se podrían ni celebrar.
Que los eventos sean virtuales no implica que descuidemos a los patrocinadores. ¿Por qué no van a tener su espacio reservado como si se tratara de un evento presencial? Es imprescindible contar con ellos y aportarles valor a través de diferentes acciones, desde que cuenten con su zona de expositores donde ofrecer sus productos y servicios, hasta aparecer en espacios de la emisión en directo del congreso virtual. Invita a los expositores a participar de sesiones, a crear contenido de valor, a organizar sesiones o workshops.
Además, las plataformas de eventos virtuales como CASFID LIVE permiten tener la trazabilidad de quién asiste a cada sesión, quién visita ciertos stands, quién se descarga contenido de patrocinadores... Todo ello son métricas muy valiosas para los patrocinadores, ya que se les abre un abanico muy amplio de posibilidades. ¿Por qué no pueden enviar una muestra de sus productos a los que hayan visitado su stand?