El poder del Big Data en congresos

Sin ningún lugar a dudas, estamos inmersos en una era en la que la información es poder. En la organización y el transcurso de un evento, se está generando muchísima información. Cuántas personas vienen, quiénes son, cuáles son sus características, por qué se interesan más, cuánto tiempo están, cuál es su hora de llegada y un amplísimo etcétera. Está información está ahí, dispuesta a ser recogida. Para ello, es necesario poner los medios que permitan recogerla y que no se pierda. Ahí es donde entra la tecnología.

La tecnología permite que todas las interacciones que realiza un asistente con el evento, queden registradas: desde cuándo se registra hasta cuando entra o a qué sesiones accede. Sí, se puede organizar un evento sin tecnología, haciéndolo de forma arcaica con un bolígrafo y un papel, pero esta opción, además de defasada no permite almacenar lo que conocemos por Big Data.

El Big Data es el gran volumen de datos e información que se genera de forma continua en el transcurso de una actividad como puede ser en un congreso. Esta información es, además de muy útil como veremos a continuación, muy elevada y capaz de segregarse o cruzarse con otras.

¿Cómo obtengo Big Data de mi congreso o evento?

Es sencillo: cuenta con tecnología que, mientras optimiza y agiliza los procesos como pueden ser las inscripciones o el control de accesos y elimina cualquier tipo de error, genera Big Data en tiempo real.

Esta tecnología, capaz de generar información en tiempo real, es muy diversa:

Gestión de inscripciones del congreso

La plataforma de inscripciones es una de las herramientas básicas para la obtención de información ya que es la que va a desvelar algunos aspectos relevantes de los asistentes, lo cual permite al organizador conocer más acerca de los mismos. 

Un correcto panel de inscripciones será aquel que se configure según los parámetros y necesidades del organizador, y no aquel en el que el organizador no es libre de establecer los campos de información que requiere. Esto es importante porque un panel de inscripciones para congresos configurable va a permitir al organizador obtener la información que requiera. Desde sexo, edad o nivel estudios de los asistentes hasta otras muchas opciones más.

Esto es básico conocerlo porque permitirá segmentar toda la información futura: se podrá saber cuál es el tiempo medio de estancia, qué sesiones interesan más, a qué hora han accedido y un largo etcétera por sexo, edad o cualquier otro campo que quiera el organizador.

Control de accesos y presencia del congreso

El control de accesos y presencia es otro de los aspectos en congresos que genera información. Gracias a esta tecnología se puede conocer cuántas personas acceden, cuántas hay dentro en cualquier momento, a qué sesiones van, qué sesiones interesan más, cuál es el tiempo medio de estancia...

La información en generada en cuanto a los accesos, que como hemos comentado anteriormente se puede cruzar con datos sobre los asistentes (sexo, edad, intereses, nivel de estudios...), permite conocer mejor a los mismos, saber cuáles son las sesiones que más les interesan, cuál es su tiempo de permanencia en el evento...

IDStand

Los IDStand, que son puntos de información digitalizados, aglutinan de forma vanguardista toda la información comercial de los stands del congreso, es decir, folletos, dossiers, tarjetas de visita... pero de forma digital. El asistente solo tiene que seleccionar qué información desea recibir y acercar su identificador o introducir su mail.

En cuanto al Big Data, el IDStand genera bases de datos de los interesados en los diferentes stands, pudiéndose cruzar toda la información generada con otros parámetros y poder conocer qué interesa más, a qué perfil de asistente etc...

¿Y qué utilidad tiene el Big Data en congresos?

Trabajar el Big Data es imprescindible para mejorar el congreso. Se trata de una información valiosísima que permite al organizador conocer mejor a su público, sus intereses, sus hábitos... y así ofrecer una experiencia más ajustada a sus expectativas.

Por ejemplo, se puede saber cuál fue el ponente que más interés suscitó al aglutinar a más público, por lo que el organizador ya sabe qué perfil de ponente y qué temáticas son más apreciados por su público, y también al contrario. Puede saber también cuál es el tiempo de estancia de sus asistentes o a qué horas acceden de forma mayoritaria y orientar la siguiente edición del congreso a esos hábitos de sus asistentes. También podría conocer cuál es el perfil de su asistente medio: mujer, entre 40-50 años, con estudios universarios, por ejemplo, para ofrecerle una experiencia mucho más acorde a sus expectativas y para optimizar las campañas de marketing. Y esto son solo 3 ejemplos de todo el potencial que hay detrás del Big Data.