Existen muchos motivos por los que controlar los accesos en eventos MICE
El control de accesos es una de las tecnologías más importantes a la hora de organizar un congreso o evento, ya que se trata del primera impresión que tiene el asistente. Por eso, es tan relevante este tipo de tecnología, porque proporcionar un acceso rápido y directo al congreso facilitará que el asistente comience el evento con buen pie.
Cada vez más, los eventos están empezando a contar con tecnología para el control de accesos. En forma de acreditaciones con códigos QR/barras o mediante tecnologías menos intrusivas como la radiofrecuencia (RFID), controlar los accesos se ha convertido en un imprescindible en el mundo de los congresos.
Con 5 razones, en este post, te vamos a explicar por qué es importante la tecnología de control de accesos para conseguir un evento innovador, cómodo y seguro.
¿Por qué usar la tecnología de control de accesos en congresos?
Mejora la experiencia del usuario
Una de sus principales ventajas es que la tecnología de control de acceso reduce considerablemente el tiempo de espera y cola para entrar al evento. De esta manera, los asistentes al congreso no esperarán en largas y pesadas colas para entrar al congreso que tanto quieren asistir, lo que les hará estar mucho más satisfechos. Comodidad para el asistente.
Además, la tecnología de IDCongress permite conocer la información específica de cada participante, por lo que se puede gestionar de forma rápida y segura los permisos de accesos discrecionales: a cursos específicos, comidas, eventos sociales... Así como poder recepcionar a esos asistentes por su nombre.
Máxima seguridad
Con el uso de la tecnología de control de accesos también garantizas la seguridad del evento y que cumpla la normativa de aforos.
A partir de un determinado número de asistentes es obligatorio un control de aforo en tiempo real, que es posible gracias al control de accesos. Este sistema facilita este requerimiento de manera sencilla. La información que genera el sistema puede ser útil para conocer horas de asistencia de los participantes, horas punta o, incluso, decidir si se envía el certificado de Asistencia de manera automática, por haber estado presente durante un tiempo determinado en el congreso.
Y no solo de seguridad del evento: emplear estos sistemas de control de accesos permite conocer si la persona accede con los permisos necesarios para ello. Se trata de un sistema robusto con varias capas de seguridad que evita cualquier tipo de falsificación o duplicado.
Big Data
Otra de las ventajas de este sistema es que genera información en tiempo real, ya que, gracias a la información integrada en la acreditación, se puede obtener un sinfín de información sobre los asistentes que han accedido.
La acreditación posee la información que el organizador requiera: si el congresista tiene cursos precongresos inscritos, autorización de acceso a ciertas zonas, comidas incluidas o no, así como si se es sponsor o ponente o tiene algún pago pendiente... Con esta información, la tecnología de control de accesos permite conocer a los operarios del evento esos datos de cada uno de los asistentes.
Gracias a esta información que proporciona el control de acceso, el organizador tiene una idea real de cómo organizar su siguiente congreso: desde cuantas entradas se acreditan hasta cuáles han sido las sesiones con más exito.
También, con esta tecnología, el organizador del evento puede optimizar los recursos con los que cuenta al poder saber cuánta gente está dentro de las salas, cuánta gente está acreditada, cuánta falta por acceder... y distribuir sus recursos humanos en base a previsiones objetivas.
Acceso sencillo al congreso
Se trata de un software muy sencillo, ágil y que todo el mundo es capaz de usar correctamente, al ser extremadamente intuitivo. Las lecturas se realizan en menos de un segundo y los azafatos o azafatas no tendrán ningún problema para utilizarlo.
Al hacer que los accesos sean sencillos para el personal del evento, estos serán más rápidos y ligeros, mejorando la experiencia del que acude al congreso y aumentando su positividad entre los asistentes.
Accesos offline
Esta tecnología está diseñada para poder trabajar de forma offline, lo que evita su detención o pérdida de datos en caso de que no haya red o se caiga. El congreso en ningún momento dejaría de funcionar y, por esta parte, el organizador del evento puede evitar preocupaciones.