El formulario de inscripción debe pedir la información necesaria para la organización
El formulario de inscripción para congresos es uno de los primeros contactos que el potencial asistente tiene con el evento, tras la comunicación o publicidad previa. Por eso, es importante cuidar cada detalle para que la impresión que tengan los asistentes sea agradable y genere confianza.
En primer lugar y para contextualizar, cuando hablamos de formularios de inscripción o registro, nos referimos al proceso por el cual el asistente introduce sus datos y reserva su entrada para acceder al evento. Este proceso conlleva otros muchos aspectos como los que tienen que ver con la identidad visual del evento o el diseño de las diferentes fases por las que pasa el asistente.
Sin embargo, también tiene que ver con todos esos campos que el asistente debe completar, bien por identificación o bien por interés por obtener información, para poder sacar su entrada.
Datos que deben solicitarse en un formulario de registro en congresos
Campos para datos personales
En primer lugar, los datos que son imprescindibles son los personales, ya que van a permitir la identificación del asistente tanto para demostrar que la inscripción está a su nombre, como por motivos de seguridad si durante el transcurso del evento hiciera falta.
En función de la naturaleza (y las necesidades de la organización) del evento, los campos para solicitar los datos pueden ser unos u otros. Es decir, que se requieran más o menos datos dependerá del organizador del evento.
Entre los campos personales más comunes en un formulario de inscripción destacan: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, DNI o código postal.
Campos para la información de contacto
Otro de los campos que son prácticamente obligatorios son aquellos que contienen información de contacto. Hablamos, principalmente, del correo electrónico y el teléfono.
Estos campos son esenciales porque son a través delos cuales podremos ponernos en contacto con los asistentes en caso de que sea necesario, por ejemplo para anunciar algún tipo de cambio o novedad.
También son imprescindibles estos datos porque son a través de los que el asistente recibirá la confirmación de la inscripción, así como el propio código necesario para poder acceder al recinto.
Campos personalizables
También hay que valorar que sea posible incorporar campos personalizables en el formulario de inscripción del congreso, como lo permite IDCongress Pro Management. Estos campos personalizables son aquellos en los que la organización del evento puede preguntar cualquier tipo de información.
Esto es fundamental si se quiere obtener más información sobre los asistentes y así tener datos que permitan analizar los resultados de ciertas acciones (por ejemplo, el campo de "¿cómo nos has conocido?") o perfilar algunos aspectos importantes de la organización (por ejemplo, si la persona es intolerante a algo).
Campos de aceptación
Por último, como imperativo legal, es importante contar con los checkboxes necesarios en el formulario de registro del evento. Estos son en los que el asistente se compromete a aceptar los términos y condiciones y la política de privacidad tanto de la plataforma de inscripciones como también del propio organizador.
También se pueden incorporar otros checkboxes como son los que autorizan al organizador a enviar comunicaciones comerciales al comprador de la entrada.